Ausschreibungsberatung - Unabhängige Beratung & Unterstützung für Ihren Einkauf

Ausschreibungen helfen den richtigen Partner für das Projekt zu finden und ggf. rechtlichen Rahmenbedingungen zu erfüllen - wenn Sie richtig durchgeführt werden. Manche Projekte müssen ausgeschrieben werden, die Pflicht zur Ausschreibung kann je nach Land, Region und rechtlichen Vorschriften variieren. Grundsätzlich betrifft die Ausschreibungsverpflichtung öffentliche Auftraggeber, die staatliche Stellen, Behörden, Organisationen des öffentlichen Sektors oder Einrichtungen sind, die im Namen oder im Interesse des Staates oder der öffentlichen Hand handeln.
Dies kann beispielsweise Regierungsbehörden, Kommunalverwaltungen, Bildungseinrichtungen, Gesundheitsorganisationen und andere öffentliche Institutionen umfassen. Aber auch viele Unternehmen haben einen Einkaufsprozess dem Unterstützung für Digitalprojekte gut tut.

Phasen einer Ausschreibung für Website-Relaunch oder Dienstleisterwechsel

Öffentliche Auftraggeber müssen Ausschreibungen für die Beschaffung von Content Management Systemen, einem Relaunch oder einem Dienstleisterwechsel durchführen. Die Notwendigkeit besteht darin, dass Transparenz, Gleichbehandlung und ein offenes und faires Verfahren sichergestellt werden müssen. Zudem sind öffentliche Auftraggeber gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Schwellenwerte einzuhalten und Ausschreibungen gemäß festgelegten Richtlinien und Verfahren, zum Beispiel EU-weit, durchzuführen.

Vorbereitungsphase der Ausschreibung

Grundsätzlich sind verschiedene Ausschreibungs- bzw. Vergabearten zulässig. Welche Art für Ihr Projekt am geeignetsten ist, kann eigentlich nur entschieden werden, wenn der Scope des Projektes feststeht und eine erste Einschätzung zum Vergabevolumen vorliegt.

 

Neben einigen Formalitäten, die die Beschaffungsstelle / der Einkauf in der Regel für eine solche Ausschreibung beisteuert und koordiniert, spielt insbesondere der Leistungsteil / die Leistungsbeschreibung im Ausschreibungsdokument eine zentrale Rolle im Verfahren.
Dieser Teil des Ausschreibungsdokumentes umfasst im Wesentlichen die folgenden Inhalte:

• Über den Auftraggeber
• Definition des Projekt Scopes und Zieldefinition
• Inhaltliche Abgrenzungen
• Klärung der Organisation und angestrebter Zusammenarbeit
• Festschreiben von Anforderungen
  • an das System
  • an den Dienstleister
  • an das Projekt
• Definition der Bewertungskriterien und deren Verteilung
• Zeitplanung

Die Leistungsbeschreibung dient auf der einen Seite als Unterstützung für die Anbieter bei der Entwicklung ihrer Angebote, aber auch als Bewertungsgrundlage für die eingegangenen Angebote für den Auftraggeber.

Ausschreibungsphase

• Klären von Bieterfragen nach der Veröffentlichung
• Begleitung der Pitches / Vorstellungen der potenziellen Systemhersteller / Dienstleister
  • Moderation und Sicherstellung, dass die bewertungsrelevanten Fragen gestellt und beantwortet werden.
  • Unterstützung bei der Bewertung der Angebote
  • Auswertung der Bewertungen

Was passiert nach der Vergabe?

Bevor das Projekt mit dem neuen System / Dienstleister schnellstmöglich angegangen und umgesetzt werden kann, werden alle Informationen und Vorarbeiten für ein entsprechendes Projekt benötigt. Auch wenn diese Inhalte für die Vergabe selbst vielleicht nur von geringer Relevanz sind.
Daher bereiten wir diese gerne schon parallel zum Ausschreibungsverfahren auf, um die Zeit sinnvoll zu nutzen und einen reibungslosen Start in das Projekt zu ermöglichen. Und wir müssen frühzeitig das Gesamtprojekt planen. Das heißt, dass die Grundlage für eine effiziente Aufbau- und Ablauforganisation im Projekt gelegt werden muss. Parallele Projektstränge, wie die Arbeiten am Content und der Content Migration, müssen integriert und entsprechend geplant werden.

Warum ist SUTSCHE der richtige Partner?

Fachkompetenz & Erfahrung

Wir verfügen über eine umfassende Fachkompetenz, um Kunden bei der Bewältigung öffentlicher Ausschreibungen tatkräftig zu unterstützen. Unsere umfassende Erfahrung in der erfolgreichen Umsetzung öffentlicher Ausschreibungen ist das Ergebnis einer synergetischen Kombination verschiedener Elemente. Im Verlauf zahlreicher Projekte haben wir uns als Spezialisten in diversen Aspekten etabliert, sei es bei der kundenspezifischen Auswahl eines Content-Management-Systems oder bei der sorgfältigen Evaluierung von Dienstleistern.

Strategische Gesamtperspektive & Auswahl-Expertise

Durch eine strategische Gesamtperspektive sind wir in der Lage, nicht nur einzelne Teilaspekte, sondern das gesamte Projekt im Blick zu behalten und die Ausschreibung nahtlos in den Kontext zu integrieren. Durch eine strategische Gesamtperspektive sind wir in der Lage, nicht nur einzelne Teilaspekte, sondern das gesamte Projekt im Blick zu behalten und die Ausschreibung nahtlos in den Kontext zu integrieren. Mit einer Erfahrung von über einem Jahrzehnt haben wir eine breit gefächerte Palette von CMS-Bewertungen durchgeführt und dabei den Auswahlprozess in Form von Pitches von Herstellern begleitet. Diese Expertise ermöglicht es uns, präzise zu antizipieren, welche Qualitäten von einem Dienstleister erwartet werden sollten, und wie die nachfolgende Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner in Form einer effektiven Dienstleistersteuerung gestaltet werden kann.

Aktive Beratung & Projektorganisation

Die Übertragung derartiger Verantwortlichkeiten an SUTSCHE entlastet Ihre Fachabteilungen nachhaltig und gewährleistet eine ganzheitliche Unterstützung durch aktive Beratung. Unsere Definition von "Aktiv" umfasst die Fähigkeit, nicht nur auf gegenwärtige Bedürfnisse zu reagieren, sondern auch zukunftsgerichtet zu agieren. Mittels eines effizienten Projektmanagements und effektiver Projektorganisation verankern wir Ihr schließlich Vorhaben erfolgreich in der "realen Welt" digitaler Projekte.

Besprechen wir Ihre Herausforderungen gemeinsam: