Systemauswahl: Ihre Anforderungen für das beste System

In den relevanten Systemen für Digitalprojekte tummeln sich viele Hersteller mit guten Softwareprodukten – oftmals ist es nicht leicht diese auseinanderzuhalten. Für unseren Kunden wollen wir den besten Hersteller und das passende System finden.

 

Der Nasenfaktor muss stimmen

Gesucht wird aber nicht der sympathischste Dienstleister, sondern der beste.

 

Dienstleister

Jetzt ist ein klares Konzept gefragt

Fragen, um zu verstehen und Antworten zu liefern

 

Fachkonzeption

Stakeholder und Dienstleister vernetzen

Der Treiber und Verantwortliche eines Digitalprojekts

 

Product Owner

Marktüberblick: Aus 1000 mach 1

Der Weg fängt mit einer großen Karte voller Systeme an. Im DACH-Markt gibt es beispielsweise etwa 1000 verfügbare Content-Management-Systeme und in etwa genauso viele Shop-Systeme, die ganz nebenbei auch noch großen Einfluss auf Ihren Vertrieb und/oder Ihren späteren wirtschaftlichen Erfolg nehmen können.

Der Markt an Digital-Asset-Management-Systemen (DAM) ist zwar kleiner, deshalb aber nicht weniger vielfältig. Ein DAM-System muss schließlich später mit anderen Systemen kommunizieren und deshalb genau so sorgfältig ausgewählt werden wie jedes andere System.

SUTSCHE orientiert sich auf diesem offenen und sich ständig ändernden Feld immer wieder neu. Wir suchen selbst aktiv nach neuen Systemen, prüfen diese gegen unsere Bewertungskriterien und erweitern damit unsere Sicht auf den Markt. Interessante Systeme führen wir auf unserer Watchlist und relevante Systeme schaffen es auf unsere Longlist.

Eine Auswahl zu treffen, macht nur Sinn, wenn auch zwischen möglichst vielen Lösungen unterschieden werden kann. Unser Anspruch ist aber nicht, alle Systeme bis ins kleinste Detail zu kennen.

Ihr Kontakt bei uns

Alexander Stahlkopf

+49 (0)521 - 923 742 22

alexander.stahlkopf@sutsche.com

Herstellerbefragung: Viele Fragen, ein Ziel

Auf Basis der zuvor formulierten Anforderungen erstellen wir eine sogenannte Shortlist. In die schaffen es nur Systeme, die Ihre Anforderungen, die als KO-Kriterien formuliert worden sind erfüllen können. Erfahrungsgemäß sind jetzt noch etwa fünf Systeme aus der ursprünglichen Longlist übrig. Ein genauer Blick ist nun möglich – und nötig! Und das am besten vorgestellt von dem, der das System am besten kennt: der Hersteller. In der der schriftlichen Befragung stellen sich die Hersteller Ihren individuell erarbeiteten und formulierten Anforderungen.

Je nach Kunde, Markt oder Systemtyp können dadurch schnell mehr als 100 Anforderungen zusammenkommen. Wie gut ein Hersteller diese erfüllen kann, bewertet er an dieser Stelle noch allein. Jede Anforderung muss dafür in eine von vier Kategorien einsortiert werden:

  • Kann eine Anforderung ohne zusätzlich Aufwand und sofort (Out of the Box),
  • mit geringfügigem Mehraufwand (Konfiguration),
  • deutlicher Weiterentwicklung des Systems (Implementierung)
  • oder aber gar nicht erfüllt werden?

Eine Herstellerbefragung soll Ihnen und uns allerdings auch schon einen Eindruck darüber geben, ob eine Systemauswahl zu den für Sie richtigen Rahmenbedingungen möglich wäre: Ist Ihnen ein schnell erreichbarer Support wichtig? Bevorzugen Sie ein spezielles Lizenzmodell? Muss das System mit bestimmten Datenbanken oder Technologien aufwarten? Dann sollte der befragte Hersteller darauf Antworten parat haben und aufzeigen können, wie er das Dreieck aus Zeit, Geld und Zielen zu Ihrer Zufriedenheit ausbalancieren will. Die Befragung liefert zwar noch keine belastbaren Ergebnisse, aber gute Eindrücke darüber, welche Hersteller für einen Pitch in Frage kommen.

Pitch: Was kann das System wirklich?

Diese Möglichkeit bekommen in der Regel drei Hersteller. Und eins ist klar: Im Pitch muss der Hersteller Sie überzeugen – und nicht Sie den Hersteller. Dazu gehört in erster Linie, die im Fragebogen versprochenen Funktionen zu präsentieren. Anforderungen, die ein System „Out of the Box“ lösen können soll, müssen auch vor Ort gelöst werden. Ihre zuvor formulierten Anforderungen stehen dabei über allem – auch über einem sympathischen Auftritt oder einer Hochglanz-Präsentation.

Das heißt aber nicht, dass ein Hersteller alle Ihre Anforderungen umsetzen muss. Manche von ihnen sind für die Systemauswahl nicht relevant und beziehen sich mehr auf ein später entwickeltes Design oder Analyse-Methoden. Wir behalten sie im Blick und transportieren sie in spätere Projektphasen.

SUTSCHE schafft die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Pitch. Wir briefen die eingeladenen Hersteller über das Projekt und was von Ihnen erwartet wird. Unserem Kunden geben wir mit einem ausgearbeiteten Bewertungsbogen die Möglichkeit, den Hersteller selbst objektiv zu beurteilen. SUTSCHE moderiert den Pitch und stellt bei Bedarf selbst Nachfragen.

Ihre Entscheidung wollen wir allerdings so wenig wie möglich beeinflussen: Im Nachgang analysieren wir Ihre Bewertungen und fassen die Ergebnisse für Sie zusammen. Fällt die Entscheidung Ihnen dann noch immer schwer, sprechen wir auf Wunsch eine Handlungsempfehlung aus.

POC: Systeme im Alltagstest unter Entwicklern und Redakteuren

Auf dieser Basis kann oft schon eine mehr oder weniger risikofreie Entscheidung getroffen werden. Das hängt ganz vom Projekt ab. Ist das noch immer mit einem erhöhten Risiko belegt, kann sich ein Proof of Concept (POC) lohnen. So ein POC ist am ehesten mit einer Probefahrt eines neuen Autos zu vergleichen: Ob das wirklich Ihren Anforderungen entspricht und in Ihrem Alltag bestehen kann, sehen Sie schließlich nicht auf dem Datenblatt oder im Gespräch mit dem Verkäufer, sondern auf der Straße.

Ein POC bringt mindestens zwei Systeme auf die Straße. In einer Testphase müssen beide Systeme - bei entsprechendem Verlauf der Pitches auch mehrere, aber nie nur ein einziges – diesen Beweis antreten.

Unterschieden wird dabei zwischen einem redaktionellen und einem technischen POC.

Beim redaktionellen POC wird ermittelt, wie die Nutzer des potenziellen Systems mit ihm zurechtkommen. Wie gut das klappt, hängt von den Anwendern ab und sollte deshalb in jedem Fall getestet werden. Das muss nicht lange dauern, oder viel Geld kosten: Ein redaktioneller POC kann häufig schon an einem einzigen Tag gemeinsam mit Ihren Redakteuren durchgeführt werden und wertvolle Erkenntnisse liefern.

Aufwendiger verläuft - gemessen daran - ein technischer POC. Hier stehen nicht die Nutzer, sondern Ihre Entwickler im Fokus. Die Frage ist allerdings die gleiche: Wie gut kommen Ihre Mitarbeiter mit dem neuen System zurecht? Lassen sich die businesskritischen Funktionen wirklich passend umsetzen? Sie wollen das System Ihrer Wahl schließlich über mehrere Jahre nutzen und weiterentwickeln können. Das herauszufinden, kann ein bisschen Zeit, Geld und Implementierungsaufwand kosten. Erst recht, weil Sie sich letztlich nur für eines der beiden Systeme entscheiden können. Mit Blick auf unsere Probefahrt bedeutet das allerdings: Auch das Gefühl, eine folgenschwere Fehlentscheidung verhindert zu haben, wird mit etwas Abstand immer noch ein gutes.

Sind Sie bereit ihr Digitalprojekt mit der Systemauswahl zu beginnen?

Wir freuen uns Sie zu unterstützen und auf den ersten Kontakt mit Ihnen.

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