Systemauswahl: Ihre Anforderungen für das beste System

Die Auswahl an Systemen für Digitalprojekte enthält viele Hersteller mit guten Softwareprodukten – es nicht leicht eine Entscheidung zu treffen. Für unsere Kunden finden wir den besten Hersteller und das passende System.

> Unabhängige CMS Beratung

Systemauswahl - Über Ziele zu Anforderungen zur Lösung

Am Anfang einer Systemauswahl gibt es viele mögliche Lösungen und Systeme. Im DACH-Markt gibt es beispielsweise etwa 1000 verfügbare Content-Management-Systeme und in etwa genauso viele Shop-Systeme, die ganz nebenbei auch noch großen Einfluss auf Ihren Vertrieb und/oder Ihren späteren wirtschaftlichen Erfolg nehmen können.

Der Markt an Digital-Asset-Management-Systemen (DAM) ist kleiner, um so wichtiger ist die Konzeption und die Anpassbarkeit für das Projekt. Ein DAM-System muss schließlich später mit anderen Systemen kommunizieren.

Der Market verändert sich. Eine Auswahl zu treffen, macht nur Sinn, wenn auch zwischen möglichst vielen Lösungen unterschieden werden kann. Daher suchen wir selbst aktiv nach neuen Systemen, prüfen diese gegen unsere Bewertungskriterien und erweitern unsere Sicht auf den Markt. Interessante Systeme führen wir auf unserer Watchlist und relevante Systeme schaffen es auf unsere Longlist.

Ihr Kontakt bei uns

Bastian Sirvend

+49 (0)521 - 96 29 01 81

bastian.sirvend@sutsche.com

Systemauswahl - Befragung der Hersteller und Shortlisting

Auf Basis der gemeinsam ermittelten Anforderungen erstellen wir eine sogenannte Shortlist. In die schaffen es nur Systeme, die Ihre Anforderungen, die als KO-Kriterien formuliert worden sind erfüllen können. Erfahrungsgemäß sind jetzt noch etwa fünf Systeme aus der ursprünglichen Longlist übrig. Ein genauer Blick ist nun möglich – und nötig! Und das am besten vorgestellt von dem, der das System am besten kennt: einem Systemrepräsentant, wenn es ein Enterprise-CMS ist - der Hersteller. In der der schriftlichen Befragung stellen sich die Hersteller Ihren individuell erarbeiteten und formulierten Anforderungen.

Je nach Kunde, Markt oder Systemtyp können schnell mehr als 100 Anforderungen zusammenkommen. Jede Anforderung muss dafür in eine von vier Kategorien einsortiert werden:

Anforderung ohne zusätzlich Aufwand und sofort erfüllbar (Out of the Box),
Anforderung mit Einstellung anpassbar und erfüllbar (Konfiguration),
Anforderung benötigt individuelle Weiterentwicklung des Systems (Implementierung)
Anforderung ist gar nicht erfüllbar

Eine Herstellerbefragung liefert noch mehr Informationen. Beispielsweise ob eine Systemauswahl zu den für Sie richtigen Rahmenbedingungen möglich ist: Ist Ihnen ein schnell erreichbarer Support wichtig? Bevorzugen Sie ein spezielles Lizenzmodell? Muss das System mit bestimmten Datenbanken oder Technologien aufwarten? Dann sollte der befragte Hersteller darauf Antworten parat haben.

Systemauswahl - Präsentation der Lösungen

Die Möglichkeit der Vorstellung in Pitches bekommen in der Regel drei Hersteller. Und eins ist klar: Im Pitch muss der Hersteller Sie überzeugen – und nicht Sie den Hersteller. Dazu gehört in erster Linie, die im Fragebogen versprochenen Funktionen zu präsentieren. Anforderungen, die ein System „Out of the Box“ lösen können soll, müssen auch vor Ort gelöst werden können. Die definierten Anforderungen und Anwendungsfälle führen durch den Termin.

SUTSCHE schafft die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Pitch und begleiten durch die einzelnen Vorstellungen.
Wir briefen die eingeladenen Hersteller zu Anforderungen, Zielen und Rahmenbedingungen auf Basis der Anforderungserhebung. Unserem Kunden geben wir mit einer indidividuell ausgearbeiteten Bewertungsgrundlage die Möglichkeit, den Hersteller selbst objektiv zu beurteilen. SUTSCHE moderiert den Pitch und verhilft zu neutraler Vorstellung und Bewertungsgrundlage.

Im Nachgang analysieren wir Ihre Bewertungen und fassen die Ergebnisse für Sie zusammen.
Gerne unterstützen wir indem wir eine Handlungsempfehlung aussprechen.

POC: Systeme im Alltagstest unter Entwicklern und Redakteuren

Manche Projekte brauchen noch mehr Klarheit und Sicherheit. Dazu gibt es den Proof of Concept (POC).
So ein POC ist am ehesten mit einer Probefahrt eines neuen Autos zu vergleichen: Ob das System passt und Ihren Anforderungen entspricht und in Ihrem Alltag bestehen kann, sehen Sie schließlich nicht auf dem Datenblatt oder im Gespräch, sondern in der Praxis.

Ein POC bringt mindestens zwei Systeme auf die Straße. In einer Testphase müssen sich beide Systeme in der Praxis beweisen.

Unterschieden wird dabei zwischen einem redaktionellen und einem technischen POC.

Beim redaktionellen POC testet die Redaktion die potentiellen Systeme anhand von typischen Anwendungsfällen im redaktionellen Alltag. Ein redaktioneller POC kann häufig schon an einem einzigen Tag gemeinsam mit Ihren Redakteuren durchgeführt werden und liefert wertvolle Erkenntnisse.

Beim technischen POC stehen die Entwickler und die Systemlandschaft im Fokus.
Wie gut kommt die IT mit dem neuen System zurecht? Lassen sich die businesskritischen Funktionen wirklich passend umsetzen?
Sie wollen das System Ihrer Wahl schließlich über mehrere Jahre nutzen und weiterentwickeln können.

Sind Sie bereit ihr Digitalprojekt mit der Systemauswahl zu beginnen?

Wir freuen uns Sie zu unterstützen und auf den ersten Kontakt mit Ihnen.

Referenzkunden: Mittelstand, Konzerne, NGO's und Öffentliche Institutionen

Was macht SUTSCHE?

SUTSCHE bietet unabhängige, erfolgreiche CMS-Projekte. Wir liefern nachhaltige, maßgeschneiderte und transparente Unterstützung - von der Strategie, über die Systemauswahl, Dienstleisterauswahl, bis hin zu Rollout und Content.

Wir begleiten die komplette Durchführung als externe Projektleiter und sorgen für die fachgerechte Umsetzung des Konzeptes. Durch unsere Unabhängigkeit sparen wir Geld und Zeit, da wir ohne Interessenkonflikt und mit viel Erfahrung beraten können.