Über das Projekt
Wie war die Ausgangslage?
Bis zum Beginn des gemeinsamen Projekts wurde das von der Kindernothilfe genutzte Content-Management-System von der internen IT verwaltet. Das führte dazu, dass wertvolle Ressourcen im Unternehmen geblockt wurden und die Weiterentwicklung durch die internen Kapazitäten begrenzt war.
Auch die Nutzfreundlichkeit dieses Systems entsprach nicht mehr aktuellen Standards: So war die Contentpflege für verantwortliche Redakteure aufwendig und kompliziert. Die Marketingmöglichkeiten waren ebenfalls deutlich begrenzt.
Welche Ziele sollten erreicht werden?
Die Auswahl eines neuen CMS sollte vor allem in der internen IT für Entlastung sorgen. Der Aufbau und die Weiterentwicklung des Content-Management-Systems sollte künftig an externe Agenturpartner übergeben werden.
Zu den Anforderungen und Wünschen der Redaktion und des Vorstands der Kindernothilfe zählte es außerdem, die Contentpflege zu vereinfachen und damit die Marketingmöglichkeiten zu steigern. Ziel der Kindernothilfe war es, interessierte Nutzer der Website effizient und zielgruppengerecht zu erreichen. So sollten künftig beispielsweise Themen wie die Personalisierung in den Fokus gerückt werden können.
Welche Herausforderungen und Besonderheiten gab es?
Viele Stakeholder stellten eine große Menge an unterschiedlichen Anforderungen an das auszuwählende CMS. Die neue Software machte es zudem notwendig, Arbeitsprozesse neu zu organisieren. So sollten einige Aufgaben, die bisher von diversen umliegenden Systemen erledigt wurden, künftig vom Content-Management-System mit abgedeckt werden. Zusätzlich zur CMS-Auswahl wurden parallel weitere Projekte mit Websystemen bei der Kindernothilfe vorangetrieben.
Zu den Prioritäten des Projekts gehörte es, den gesteckten Zeitplan einzuhalten, um zügig den geplanten Relaunch-Prozess starten zu können. Weiterhin musste strategisch festgelegt werden, welche Rolle Marketing, Personalisierung und Fundraising - also die Ausrichtung auf Spender und Paten - für die Systemauswahl spielen.
Welche Aufgaben hat SUTSCHE übernommen?
SUTSCHE hat die verschiedenen Anforderungen der unterschiedlichen Stakeholder aus allen Abteilungen und Projektteams zusammengetragen und die Kindernothilfe durch den Prozess der CMS-Auswahl geführt.
Durch unsere Rolle als externer Berater konnte so sichergestellt werden, dass das Projekt stetig vorangetrieben und Entscheidungen zeitnah getroffen werden. Die allen Stakeholdern transparent gemachten Anforderungen an das zukünftige Content-Management-System machten es möglich, die vorausgewählten Systeme detailliert und dennoch effizient zu betrachten.
Dazu wurden zunächst fünf Systeme für eine Longlist vorausgewählt und die Hersteller befragt. Die Auswahl wurde auf eine drei Systeme umfassende Shortlist weiter eingegrenzt. SUTSCHE organisierte und moderierte anschließend die Pitches der drei verbliebenen Hersteller. Mit zwei Systemen wurde danach ein redaktioneller Proof-of-Concept durchgeführt, indem die Redakteure der Kindernothilfe die beiden Systeme selbst ausprobierten.
Was wurde erreicht?
Auf Wunsch der Kindernothilfe hat SUTSCHE eine Einschätzung und Beratung zu Auswirkungen von bestimmten Entscheidungen gegeben. Das neue System konnte letztlich innerhalb des gesteckten Zeitplans ausgewählt werden.
Nach der Auswahl des besten Systems begleitete SUTSCHE die Kindernothilfe auch bei Auswahl des passenden Dienstleisters. Das aus der gemeinsamen Systemauswahl bewährte Vorgehen konnte dafür gezielt adaptiert werden: Auf Basis aufgenommener Anforderungen wurden drei Dienstleister vorab ausgewählt und mit detaillierten Briefings auf die folgenden Pitchtermine vorbereitet. Nach den von SUTSCHE organisierten und begleiteten Pitches führte eine Bewertung der Teilnehmer auf Seiten der Kindernothilfe zu einem objektiven und transparenten Vergleich. Die Ergebnisse bildeten eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die anschließende Auswahl.
Die Zusammenarbeit wurde außerdem auf weitere Projekte erweitert - etwa die Optimierung des Personalbogen-Prozesses der Kindernothilfe.
