Über das Projekt
Wie war die Ausgangslage?
Finanziert werden die Projekte der Kindernothilfe neben einmaligen Spenden auch über Projekt- und Kinderpatenschaften. Damit ein Kind, das in einem Projekt lebt, von der Kindernothilfe in eine Patenschaft vermittelt werden kann, müssen zunächst durch einen Mitarbeiter vor Ort Informationen zu dem Kind und seiner Familie erfasst werden. Dafür werden die Kinder und ihre persönliche Lebenssituationen in Texten beschrieben. Auf Grundlage dieser Informationen und Texte wird ein Profilbogen erstellt, der dem potentiellen Paten in Deutschland die Möglichkeit gibt, mehr über das Patenkind zu erfahren, ohne selbst direkten Kontakt zu ihm zu haben.
In der Vergangenheit dauerte es mehrere Wochen oder Monate, bis der für die Vermittlung einer Patenschaft benötigte Profilbogen im Projektland in Papierform erstellt, aus der jeweiligen Landessprache übersetzt und zur Kindernothilfe nach Duisburg geschickt werden konnte.
Welche Ziele sollten erreicht werden?
Der beschriebene - größtenteils analog durchgeführte - Prozess sollte im Projekt digitalisiert und damit optimiert werden. Durch diese Digitalisierung sollten die Abläufe bei der Kindernothilfe beschleunigt werden. Für die Wohltätigkeitsorganisation ist das nicht nur wünschenswert, sondern wichtig: Durch die effizientere Vermittlung von Kinderpatenschaften können auch die Projekte vor Ort früher und sicherer finanziert werden. Ein erster Pilotversuch dieses neuen Personalbogen-Prozesses sollte im Juli 2020 gestartet werden.
Was waren die Besonderheiten im Projekt?
Um den Personalbogen-Prozess der Kindernothilfe zu optimieren, hat SUTSCHE diesen zunächst analysiert, Schwachstellen identifiziert und dokumentiert. Dabei wurde schnell deutlich, dass es in technischer Hinsicht mehrere Softwäre Lösungen für die Optimierung geben würde. Dazu zählten:
Die Nutzung einer DAM-Erweiterung des bereits genutzten CMS
Die Nutzung eines separaten Content-Management-Systems für den Personalbogenprozess
Die Nutzung eines neu einzuführenden Produkt-Informations-Systems oder Digital-Asset-Management Systems
Die Individualentwicklung einer auf die Anforderungen der Kindernothilfe zugeschnittenen Lösung
Alle vier Lösungen stellten sich zunächst als gleichwertige Alternativen dar und mussten dementsprechend miteinander verglichen werden, um erst im zweiten Schritt den richtigen Dienstleister für die ausgewählte technische Lösung zu finden.
Welche Aufgaben hat SUTSCHE übernommen?
Für die einheitliche Bewertung dieser sehr unterschiedlichen Lösungen erarbeiteten die Kindernothilfe und SUTSCHE zunächst vier eindeutige Entscheidungskriterien, gegen die jede der Alternativen und die möglichen Dienstleister geprüft werden konnten. Neben den Kosten für die initiale Umsetzung und Lizenz- beziehungsweise Hostinggebühren zählten dazu auch die verwendete Technologiebasis der Dienstleister, das geplante Umsetzungskonzept und die Flexibilität der Lösung.
Um die letztlich beste Lösung und gleichzeitig auch den besten Dienstleister zu finden, wurde vorab keine Entscheidung für eine der Alternativen getroffen. Stattdessen recherchierte SUTSCHE für alle vier möglichen technischen Lösungen geeignete Dienstleister und briefte diese im Hinblick auf die erarbeiteten Entscheidungskriterien.
SUTSCHE übernahm in dieser Phase die gesamte Kommunikation mit den potenziellen Dienstleistern und stand gleichzeitig im stetigen Austausch mit der Kindernothilfe. Darüber hinaus wurden die Umsetzungskonzepte der vorausgewählten Dienstleister von uns bewertet und für die Kindernothilfe so aufbereitet, dass diese transparent miteinander verglichen werden konnten.
Was wurde erreicht?
Zum einen stellte sich heraus, dass die mögliche Individualentwicklung einer neuen Anwendung die beste technische Lösung für die gestellten Anforderung darstellen würde. Aus der Nutzung “fertiger” Systeme ergab sich für keines der vier Entscheidungskriterien ein entscheidender Vorteil.
Für die Individualentwicklung kamen noch zwei nahezu gleichwertige Dienstleister in Betracht, aus denen die Kindernothilfe letztlich auswählte. SUTSCHE war nach der Dienstleisterauswahl auch an der Umsetzung beteiligt. Der Personalbogenprozess wurde gemeinsam mit der Kindernothilfe und dem ausgewählten Dienstleister weiter verbessert und durch die Einrichtung von Text-Automation zusätzlich effizienter gestaltet.
