Projektmanagement: SOS Kinderdorf erhält transparente Roadmap

Über SOS-Kinderdorf

Kindern ein sicheres Zuhause zu geben - das ist die Aufgabe des SOS Kinderdorf e.V.. Als politisch sowie konfessionell unabhängiges Sozialwerk ist er einer der großen Fördervereine im weltweit tätigen Dachverband SOS-Kinderdorf International.

Der SOS-Kinderdorf e.V. ist seit seiner Gründung 1955 kontinuierlich zu einem bundesweit etablierten Jugendhilfeträger mit einem breiten Angebotsspektrum herangewachsen. Zielstrebig und bedarfsorientiert hat der Verein seine pädagogischen Leistungen weiterentwickelt und zu differenzierten Hilfen aus einer Hand ausgebaut. Gezielt engagiert er sich heute an ausgewählten Standorten in allen Bundesländern dafür, positive Lebensbedingungen für benachteiligte junge Menschen und ihre Familien zu ermöglichen.

SOS-Kinderdorf macht von der Kita über ambulante Hilfe bis hin zur stationären Betreuung etwa 800 unterschiedliche Angebote, um junge Menschen in schwierigen Lebenslagen zu unterstützen. Die Angebote und Beratungsstellen werden pro Jahr 1,6 Millionen Mal besucht.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

In der zu Beginn der Zusammenarbeit mit SOS-Kinderdorf durchgeführten CMS Bewertung sprach SUTSCHE die Empfehlung aus, das bisher genutzte Content Management System durch ein Update auf eine neuere Version umfangreich zu aktualisieren. Die Auswahl und Implementierung eines neuen Content Management Systems war damit nicht notwendig.

Gleichzeitig sollten bestehende interne Prozesse und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für die effizientere Nutzung und Weiterentwicklung der Website überarbeitet und neu gedacht werden.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Mit Marketing, Personal und Pädagogik sind drei Referate innerhalb des SOS-Kinderdorf e.V. an der Nutzung der Website und ihrer Weiterentwicklung beteiligt. Synergien unter den Stakeholdern sollten durch das Erarbeiten neuer Prozesse deshalb besser nutzbar werden.

In der während der CMS Bewertung durchgeführten Anforderungsaufnahme war deutlich geworden, dass sich die an das Content Management System gestellten Bedürfnisse der Referate zwar unterscheiden, es jedoch auch Schnittmengen gibt. Die für die Umsetzung dieser Anforderungen benötigten Prozesse und Projektabläufe sollten von SUTSCHE neu bewertet und zu klaren Rollendefinitionen zusammengefasst werden.

Außerdem wurde deutlich, dass das seit mehr als zehn Jahren genutzte CMS umfangreich überarbeitet werden musste. Für dieses Refactoring galt es, weitere Aufwände und Aufgabenpakete zu ermitteln. So ergaben sich beispielsweise noch Potenziale im Bereich Hosting und Lizenzen, die ebenfalls bewertet werden sollten.

Ziel war es, aus diesen unterschiedlichen Aufgaben eine transparente und mittelfristig (bis April 2022) umsetzbare Roadmap für den SOS-Kinderdorf e.V. zu erarbeiten. Zum einen sollte damit die benötigte Weiterentwicklung des Bestandssystems, andererseits eine Senkung entstehender Kosten gewährleistet werden.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

All diese Veränderungen und Prozesse betrafen nicht nur die Referate innerhalb von SOS-Kinderdorf, sondern auch bereits beteiligte Dienstleister. Diese mussten in die neu entstehenden Prozesse und Strukturen eingebunden werden.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Um nicht nur aktuelle, sondern auch zukünftige Anforderungen der beteiligten Referate innerhalb von SOS-Kinderdorf zu erfassen, wurden die Stakeholder und Dienstleister nach der CMS Bewertung ein weiteres Mal befragt.

Parallel dazu wurde das anstehende Refactoring des Bestandssystems und die dafür benötigten Prozesse mit den involvierten Dienstleistern konzipiert. Die Ergebnisse wurden in einer Roadmap zusammengefasst, die die notwendigen Schritte damit für alle beteiligten Stakeholder transparent macht.

Was wurde erreicht?

Zuständigkeiten, Abhängigkeiten und Meilensteine für die geplante Aktualisierung des Content Management Systems sind durch die erstellte Roadmap nachhaltig dokumentiert. Aus der Vielzahl an internen und externen Stakeholdern leitete SUTSCHE außerdem die Empfehlung ab, einen Product Owner für die Weiterentwicklung des CMS einzusetzen. Das Update soll noch im Jahr 2021 durchgeführt werden.