Über das Projekt
Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?
Nach einer initialen Auswahl eines Content Management Systems und anschließender Dienstleisterauswahl begleitete SUTSCHE KWS Saat von 2019 an auch während des internationalen Website-Rollouts und leistete zu diesem Zeitpunkt bereits operative Unterstützung, um die internationale Redaktion während dieser Lastspitze zu begleiten. Dieses Engagement sollte im Zuge einer Elternzeitvertretung weiter ausgebaut und der Website-Rollout kontinuierlich fortgeführt werden.
Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?
Durch die koordinierte Übernahme des Interimsmanagement und weiterer Aufgaben im KWS-Team Channels und Digital Media sollte der aufgestellte Zeitplan für den Rollout erreichbar bleiben. Gleichzeitig galt es, die neu ausgerollte Website mit den am Rollout beteiligten internen und externen Stakeholdern bereits frühzeitig und kontinuierlich weiterzuentwickeln. In der Rolle als Interimsmanager übernahm SUTSCHE dabei die Rolle als Bindeglied zwischen den internationalen Gesellschaften und Business Units sowie der internen IT und umsetzenden technischen Dienstleistern.
Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?
Um dieser Rolle bestmöglich gerecht zu werden, sollte das externe Interimsmanagement als vollwertiges Teil des Website-Teams verstanden werden und agieren. Auf der vertrauensvollen Zusammenarbeit während der Rollouts wurde aufgebaut, in dem das Interimsmanagement an mindestens einem Tag pro Woche vom Firmensitz in Einbeck heraus organisiert wurde.
Auf diesem Weg bekamen wir die Gelegenheit, trotz einer externen Projektmanagement Rolle in den persönlichen Austausch mit den Mitarbeitern von KWS Saat zu kommen und ihre Herausforderungen im Umgang mit der neuen Website besser kennenzulernen. Ziel war es, nicht nur zentraler Ansprechpartner für Mitarbeiter und Dienstleister zu sein, sondern auch als solcher wahrgenommen zu werden und zu agieren. Dafür brachte sich SUTSCHE nicht nur während der Arbeitszeit sondern auch darüber hinaus bei Firmenevents in das KWS-Team ein.
Bis zum Ausbruch der Corona-Pandemie blieb diese Kombination aus Präsenz- und Remote-Arbeit bestehen. Während des Projekts wurde die wöchentliche Arbeitszeit im Interimsamanagement zudem immer wieder angepasst. Durch eine gezielte Verzahnung zwischen Fachbereichen und IT übernahm SUTSCHE das Projektmanagement phasenweise im Umfang einer Vollzeitstelle.
Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?
Aufgrund begrenzter personeller Ressourcen lag ein besonderes Augenmerk auf der selbstständigen Ausgestaltung der Rolle als Interimsmanager. KWS Saat übertrug uns dafür ein hohes Maß an Eigenverantwortung. So wurde es möglich, nicht nur bestehende Aufgaben und aufkommende Herausforderungen zu bewältigen, sondern die Entwicklung der Website selbst mit zu gestalten. Schwachstellen konnten so frühzeitig erkannt und verbessert werden sowie redaktionelle Abläufe durch die Auswahl und Einführung externer Marketing-Tools durch KWS Saat zusätzlich unterstützt werden.
Neben dem Support der Redaktion übernahmen wir deshalb auch konzeptionelle Aufgaben: Anforderungen für die stetige Verbesserung der Website wurden im Austausch mit den Ländergesellschaften aufgenommen, daraus Ideen für die weitere Ausgestaltung der Website entwickelt und die Implementierung weiterer Funktionen realisiert. Dabei übernahm SUTSCHE neben konzeptionellen auch Aufgaben in der Dokumentation und Kommunikation. Hieraus entstanden im immer wieder eigene Teilprojekte, die von uns gesteuert wurden.
Was wurde erreicht?
Der internationale Website-Rollout wurde innerhalb des Zeitplans Mitte 2020 abgeschlossen. Auch nach Ende der Elternzeitvertretung blieb SUTSCHE Teil des Website-Teams. Hierfür wurden bestehende Abläufe neu organisiert und das Projektmanagement gezielt erweitert: Um den Austausch zwischen den beteiligten Abteilungen weiter zu stärken, übernahmen wir fortan auch Aufgaben auf Seiten der ebenfalls in das Projekt involvierten IT. Als Proxy PO leistet SUTSCHE nach wie vor regelmäßige Unterstützung im Website-Projekt für KWS Saat.
