CMS- und Dienstleister Auswahl: Verkürzte Time-to-Page für MULTIVAC

Über MULTIVAC

Multivac liefert für jede Packung die richtige Maschine und ist einer der weltweit führenden Anbieter von Verpackungslösungen für Lebensmittel aller Art, Life-Science- und Healthcare-Produkte sowie Industriegüter. Das Portfolio deckt nahezu alle Anforderungen hinsichtlich Packungsgestaltung, Leistung und Ressourceneffizienz ab.

Nachhaltig denkend und handelnd engagiert sich das Unternehmen mit Sitz in Wolfertschwenden für einen verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen und Energie – sowohl was die Herstellung der Produkte als auch deren Einsatz bei Ihnen vor Ort betrifft. Die Multivac Gruppe beschäftigt weltweit etwa 6.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mit mehr als 85 Tochtergesellschaften ist das Unternehmen auf allen Kontinenten vertreten. Mehr als 1.000 Berater und Service-Techniker unterstützen Kunden rund um den Globus.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Durch eine große Zahl individueller Anpassungen hatte das von Multivac genutzte Bestandssystem im Laufe der Jahre an Leistungsfähigkeit verloren. Das Content-Management-System war in mehrerlei Hinsicht veraltet und darüber hinaus nur noch eingeschränkt updatefähig.

Im Umgang mit Inhalten und Informationen nahm das CMS selbst dabei eine eher ausliefernde Rolle ein. In einem parallel betriebenen System wurden alle Informationen, Übersetzungen und weitere Marketinginhalte zentral verwaltet. Diese wurden für die Bereitstellung der Website im notwendigen Umfang an das CMS übergeben. Für die kurzfristige und flexible Bereitstellung von Landingpages sowie die Organisation von Events und Kampagnen wurde zudem ein weiteres Content-Management-System betrieben.

In der Erstellung und Verwaltung von Inhalten waren Übersetzungen für Multivac dazu von besonderer Bedeutung. Die ohnehin bereits umfangreichen Inhalte galt es in einem manuell aufgesetzten Übersetzungsprozess in die zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften zu überführen. Auf diese Weise hatten sich redaktionelle Prozesse im Laufe der Zeit zunehmend verlängert.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Statt mehrerer parallel betriebener Content Management Systeme wurde eine Lösung gesucht, die das Multi-Site Management künftig aus einem CMS heraus erlaubte. Hierfür galt es den in der Vergangenheit erarbeiteten Rahmen beizubehalten: Landingpages und Kampagnen sollten weiter nach der gewohnten Vorgehensweise angelegt werden können und Multivac weiterhin mit einer durch Übersetzung lokalisierten Version der Website in den internationalen Märkten präsent sein.

Durch die Auswahl des richtigen CMS sollte die Produktivität der Redaktion dafür gesteigert werden - durch eine signifikante Verkürzung der Time-to-Page und die Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit des Systems.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Die CMS Auswahl nahm Multivac darüber hinaus zum Anlass, auf der Website bereitgestellte Inhalte neu zu organisieren. Übergeordnetes Ziel dieser neuen Content-Strategie war es, das Unternehmen künftig klar als Lösungsanbieter für in Verpackungsprozessen auftretende Herausforderungen und Probleme zu positionieren.

Diese fachlichen Anforderungen galt es innerhalb eines kleinen, aus Deutschland heraus agierenden Marketingteams zu erfüllen. Auf Seite der technischen Anforderungen stand vor allem die Integration des auszuwählenden Content-Management-Systems in die bestehende Systemlandschaft im Vordergrund. Der Einsatz mehrerer Tools und Systeme für beispielsweise die Marketingautomation machte eine genaue Abstimmung notwendig.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

In initialen Workshops wurden fachliche und technische Anforderungen zunächst strukturiert aufgenommen, detailliert und in Userstories übersetzt. Der Einblick in das genutzte Bestandssystem brachte SUTSCHE dazu in die Lage, den Alltag des Multivac Marketingteams besser kennenzulernen. Durch die beispielhafte Bearbeitung von Usecases wurden bisherige Stärken und Schwächen im Content-Management offengelegt.

Ein besonderer Fokus dieser Ist-Soll-Analyse lag auf der Umsetzung des benötigten Übersetzungsprozesses. Umfangreiche Masterinhalte wurden dafür von externen Dienstleistern manuell übersetzt und in der Folge unter erheblichem Aufwand auf die Länderwebsites verteilt. Ergänzt wurden diese Eindrücke um die Analyse und die Ableitung eines Zielbildes für die Systemlandschaft.

Die gesammelten Rahmenbedingungen und Anforderungen bildeten eine belastbare Grundlage, um die Zahl der potenziellen Systeme auf eine vier CMS umfassende Shortlist zu reduzieren. Nach einer Befragung der Hersteller durch SUTSCHE bekamen diese im Anschluss die Gelegenheit, ihr System in den organisierten Pitches zu präsentieren.

Nach der Pitchrunde konnte die Zahl der möglichen CMS auf Basis der von Multivac abgegebenen Bewertungen auf zwei reduziert werden. In redaktionellen POC ergab sich für das Marketing im Anschluss die Gelegenheit, eigene Eindrücke und Erfahrungen im Umgang mit den vorgestellten Systemen zu sammeln. Das Grundgerüst für diese Proof of Concept bildeten konkrete Usecases aus dem Arbeitsalltag.

Was wurde erreicht?

Die Bewertung der in den redaktionellen POC gewonnenen Eindrücke half Multivac dabei, sich auf eines der kennengelernten Systeme festzulegen. SUTSCHE war auch in der folgenden Auswahl des implementierenden Dienstleisters weiter Teil des Projekts: Ein besonderes Augenmerk lag darauf, Dienstleister mit Erfahrung in vergleichbaren Branchen zu finden.

Nach von SUTSCHE vorbereiteten und übergebenen Briefings bekamen die vorausgewählten Dienstleister die Möglichkeit, sich auf Basis der definierten Anforderungen zu präsentieren. Die Entscheidungsgrundlage für Auswahl bildete ein definierter MVP mit einer Kostenindikation für dessen Umsetzung.

SUTSCHE begleitete Multivac danach durch die anschließende Transitionsphase bis zum Website-Relaunch. Dafür unterstützten wir bei der Detailkonzeption der in der Auswahl definierten Usecases und erarbeiteten User Stories mit messbaren Akzeptanzkriterien. Der bisher genutzte Prozess zur Erstellung von Inhalten wurde grundlegend überarbeitet und vereinfacht. Auch bisher langwierige Übersetzungsprozesse konnten so deutlich verkürzt werden. In der Content-Migration und dem Erstellen von Redirects leiste SUTSCHE außerdem operative Unterstützung bis zum Live-Gang der Websites in 70 Ländern.