CMS Bewertung: SUTSCHE bereitet SOS Kinderdorf auf digitale Zukunft vor

  • Der SOS Kinderdorf e.V. hat nach der CMS Evaluation mit SUTSCHE eine zukunftsweisende Entscheidung getroffen: Statt der Auswahl eines neuen Content Management Systems wurde ein umfangreiches Refactoring auf den Weg gebracht.

Kunde:
SOS-Kinderdorf
Projektlaufzeit:
2020-09-01 – 2020-11-30
Website:
https://www.sos-kinderdorf.de/
Branche:

Bildung, Erziehung & Unterricht

Leistungen:
CMS Bewertung
Leistungsinhalte:
  • Anforderungserhebung
  • Kostenindikation

Über SOS-Kinderdorf

Kindern ein sicheres Zuhause zu geben - das ist die Aufgabe des SOS Kinderdorf e.V.. Als politisch sowie konfessionell unabhängiges Sozialwerk ist er einer der großen Fördervereine im weltweit tätigen Dachverband SOS-Kinderdorf International.

Der SOS-Kinderdorf e.V. ist seit seiner Gründung 1955 kontinuierlich zu einem bundesweit etablierten Jugendhilfeträger mit einem breiten Angebotsspektrum herangewachsen. Zielstrebig und bedarfsorientiert hat der Verein seine pädagogischen Leistungen weiterentwickelt und zu differenzierten Hilfen aus einer Hand ausgebaut. Gezielt engagiert er sich heute an ausgewählten Standorten in allen Bundesländern dafür, positive Lebensbedingungen für benachteiligte junge Menschen und ihre Familien zu ermöglichen.

SOS-Kinderdorf macht von der Kita über ambulante Hilfe bis hin zur stationären Betreuung etwa 800 unterschiedliche Angebote, um junge Menschen in schwierigen Lebenslagen zu unterstützen. Die Angebote und Beratungsstellen werden pro Jahr 1,6 Millionen Mal besucht.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Die Website des SOS Kinderdorf e.V. wurde im Jahr 2018 einem umfangreichen Relaunch unterzogen. Das zu diesem Zeitpunkt bereits seit vielen Jahren genutzte Content Management System wurde dabei nicht abgelöst, sondern weiter eingesetzt. Nach dem Relaunch entstanden für SOS-Kinderdorf allerdings immer wieder hohe Kosten für kleinere Weiterentwicklungen am System.

Einige der international tätigen Schwestervereine von SOS-Kinderdorf nutzen parallel bereits ein anderes Enterprise Content Management System, das in der Basisvariante bereits viele Synergien herstellte und entsprechend benötigte Schnittstellen mitbrachte. Diese Variante galt es ebenfalls im Kontext der Kosten/Nutzen zu prüfen.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Ausgangspunkt blieb allerdings, das seit vielen Jahren genutzte - und im täglichen Gebrauch bewährte - System auf seine Zukunftsfähigkeit zu überprüfen. Die gemeinsame CMS Bewertung sollte als Grundlage dafür dienen, ob ein Wechsel auf das international genutzte System, ein Verbleib im bestehenden System oder die Auswahl eines ganz neuen Content Management Systems die beste Entscheidung für die Zukunft des SOS-Kinderdorf e.V. sein würde.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Durch die zehn Jahre lange Nutzung des Bestandssystems hatte sich bei den CMS-Nutzern innerhalb des SOS-Kinderdorf e.V. eine sehr große Zufriedenheit und Routine im Umgang entwickelt. Die unterschiedlichen Nutzer aus drei unterschiedlichen Referaten äußerten in Gesprächen mit SUTSCHE immer wieder und unabhängig voneinander, gerne mit dem bisher genutzten System zu arbeiten, allerdings auch offen für einen Systemwechsel zu sein.

Zu den Anforderungen des Projekts zwischen SOS-Kinderdorf und SUTSCHE gehörte es außerdem, noch im Jahr 2020 eine Entscheidung zu treffen. Vor dem Hintergrund des 2022 auslaufenden Support des Systemherstellers für die bisher genutzte CMS Version sollte die getroffene Entscheidung für das bestehende oder neue Content Management System in jedem Fall in 2021 umgesetzt werden können.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Entscheidungsgrundlage sollte eine detaillierte Aufnahme der an das Content Management System gestellten Anforderungen sein. SUTSCHE führte hierzu ausführliche Gespräche mit den drei gleichberechtigt an der Website arbeitenden Referaten Marketing, Personal und Pädagogik innerhalb des SOS-Kinderdorf e.V.. Dabei wurde deutlich, welche individuellen, aber auch gemeinsamen Anforderungen die Stakeholder an das CMS stellen.

Da bei der anstehenden Entscheidung auch finanzielle Aspekte berücksichtigt werden sollten, leistete SUTSCHE außerdem eine detaillierte Aufstellung darüber, welche Aufwände und Kosten bei jeder der drei möglichen Optionen entstehen würden. Um diesen wirtschaftlichen Gesichtspunkt bestmöglich bewerten zu können, wurden weitere Gespräche mit bisher involvierten und möglicherweise zukünftigen Dienstleistern geführt.

Was wurde erreicht?

All diese herangezogenen Aspekte führten zu der eindeutigen Empfehlung an SOS-Kinderdorf am genutzten Bestandssystem festzuhalten und dieses durch ein Update auf eine aktuellere Version zu festigen. Gerade die erwarteten Kosten und Aufwände fielen durch wegfallende Migrationsaufwände und den nicht notwendigen Aufbau neuer Templates deutlich geringer aus als bei einem Wechsel auf das international genutzte System der Schwestervereine. Die möglicherweise durch die Nutzung eines gemeinsamen Content Management Systems entstehenden Synergien erwiesen sich als zu gering, um trotzdem einen Systemwechsel zu empfehlen.

Ein Wechsel auf ein neues Content Management System konnte schon früh im Projekt ausgeschlossen werden - auch weil alle angenommenen Anforderungen vom Bestandssystem erfüllt werden konnten. Um das Bestandssystem zukunftsfähig zu halten, benötigte es allerdings ein umfangreiches Refactoring. SUTSCHE leistete im Anschluss an die CMS Bewertung weiteren Projektsupport, um die Organisationsstruktur, die Zusammenarbeit und das Setup für die erstelle Roadmap zu justieren.