CMS Bewertung: Unterstützung für Stadtwerke Bielefeld bei Systemarchitektur

Über die Stadtwerke Bielefeld

Die Stadtwerke Bielefeld GmbH ist seit mehr als 150 Jahren der Energielieferant vor Ort. Als großes kommunales Unternehmen beliefert es Privat- und Geschäftskunden mit verschiedenen Energielösungen aus Strom, Gas, Wasser und Fernwärme. Zur erfolgreichen Umsetzung der verschiedenen Aufgaben sind bei den Stadtwerken rund 1240 Mitarbeiter:innen beschäftigt.

Neben der Energieversorgung unterhält die Stadtwerke Bielefeld fünf Tochterfirmen, zu denen die Bielefelder Bäder, BITel und der öffentliche Nahverkehr (moBiel) gehören. Zudem sind die Stadtwerke ein verlässlicher Partner bei der Umsetzung kommunaler Aufgaben und Ideen. Dabei machen sie sich vor allem stark für erneuerbare Energien und innovative Mobilitätskonzepte. Zusätzlich werden regionale Sport-, Umwelt, und Kulturprojekte gefördert.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Anlass unseres gemeinsamen Projekts war die fehlende Update-Fähigkeit des genutzten Bestandssystems. So war bereits absehbar, dass Updates nur noch mit hohen Aufwänden und Kosten möglich sein würden. In diesem Kontext und im Zuge der Digitalisierungsstrategie wurde das Bestandssystem als optimale Lösung für die Zukunft infrage gestellt und sollte neu bewertet werden.

Im Fokus stand dabei die komplexe Systemlandschaft, die die Stadtwerke Bielefeld mit verschiedenen Tochterfirmen mit sich brachten. Ebenso sollten umliegende Projekte wie das Bonusprogramm der Stadtwerke Bielefeld bei der Bewertung des Content Managements berücksichtigt werden. Somit wurde deutlich, dass das CMS eine strategische Bedeutung für die Digitalstrategie hatte und zum “Drehkreuz” in der Kundenkommunikation werden sollte.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Als Ergebnis des Projektes sollte eine Entscheidungsgrundlage für die Stadtwerke Bielefeld geliefert werden, anhand derer über den Weiterbetrieb des Bestandssystems oder ein Alternativsystem entschieden werden konnte. Das neue System sollte unter anderem eine bessere Performance bei der Auslieferung der Seiten, eine Mandantenfähigkeit und eine verbesserte User Experience ermöglichen. Die Projektinhalte steuerten auf eine CMS-Shortlist hin, um konkrete Alternativsysteme zu identifizieren und eine Entscheidungsgrundlage zu bieten.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Um eine Übersicht über die komplexen Strukturen der Stadtwerke Bielefeld zu bekommen, wurde die für die CMS Bewertung übliche Sichtung bestehender Dokumente und Strategien erweitert: So wurden unter anderem auch die bereits erarbeitete Digitalisierungsstrategie sowie verfügbare Personas analysiert und im weiteren Verlauf berücksichtigt.

In einer Gruppenstruktur werden insgesamt fünf Tochterfirmen betrieben, zu denen neben der Energieversorgung auch die Bielefelder Bäder, BITel und der öffentliche Nahverkehr (moBiel) gehören. Die Stadtwerke koordinieren das Content Management für diese Firmen aus einem zentralen Marketing heraus, ergänzt durch eigene Marketing-Abteilungen in den Tochterfirmen. Diese potenzielle Synergien galt es in den Fokus zu rücken und zu nutzen.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Mit Einblicken in das genutzte Bestandssystem, der Analyse bestehender Strategien und Einzelgesprächen sowie Workshops verschaffte sich SUTSCHE zunächst einen detaillierten Überblick über aktuelle und zukünftig angestrebte Strukturen innerhalb der Stadtwerke Bielefeld. Dafür standen wir besonders mit den Mitarbeiter:innen der IT in engem Austausch.

Bereits in dieser Phase wurde deutlich, dass das standardisierte Vorgehen zur Bewertung des Bestandssystems um weitere Aspekte erweitert werden konnte. Mit individuell gestalteten Workshops wurden die ersten Eindrücke weiter vertieft. Auf diesem Weg konnte SUTSCHE das für die weiteren Schritte benötigte tiefere Verständnis für angestrebte Service Blue Prints entwickeln und bekam einen Überblick über die Produktpalette der Stadtwerke Bielefeld. Aufgrund der vielschichtigen Mischung aus Energie, öffentlichem Nahverkehr und Freizeitangeboten wurden Potenziale zur Nutzung von Synergien diskutiert und skizziert. Dafür benötigte digitale Prozesse wurden in diesem Zug genauer betrachtet.

Auf den Workshop Ergebnissen aufbauend, konnte die Zahl potenziell geeigneter Content Management Systeme nun Stück für Stück reduziert werden. Für die weitere Eingrenzung und anschließende Bildung einer Shortlist wurden die Einführung einer Digital Experience Plattformen (DXP) und der Aufbau einer Microservice-Architektur gegenübergestellt und abgewogen. So wurde beispielsweise deutlich, dass eine DPX die Umsetzung von komplexeren User Stories deutlich vereinfachen würde. Eine Microservice-Architektur hingegen hätte durch klar getrennte und unabhängig voneinander entwickelte Funktionen ein hohes Maß an Flexibilität in das Content Management der Stadtwerke Bielefeld bringen können.

Was wurde erreicht?

Neben der Bewertung dieser Ansätze für das künftige Content Management erweiterten SUTSCHE und die Stadtwerke Bielefeld die Betrachtung in Richtung umliegender Systeme und gab neben der Bewertung des CMS eine Empfehlung für das weitere Vorgehen für den Aufbau einer stimmigen Systemarchitektur ab. Diese fiel im Sinne einer Enterprise Architektur aus, außerdem wurden Zwischenschritte, die an die entsprechenden Phasen der TOGAF®1 Architecture Development Method (ADM) angelehnt sind, empfohlen.

Die Analyse diente ebenfalls als Entscheidungsgrundlage (Beratung) für die Einführung einer DXP gegenüber einer Microservice-Architektur. Dafür geeingete Systeme wurden in einer Shortlist präsentiert und gegenübergestellt. Das empfohlene Vorgehen sollte zudem dafür sorgen, dass das Bestandssystem nicht nur als Symptom einer heterogen gewachsenen Systemlandschaft behandelt wird, sondern die Basis für eine solide Systemumgebung schafft, die zukünftig methodisch und ausgerichtet an den Geschäftszielen weiterentwickelt werden kann.