DAM Auswahl: Mehr Flexibilität im Asset Management für TIMOCOM

Über TIMOCOM

Die TIMOCOM GmbH ist ein mittelständisches FreightTech-Unternehmen aus Deutschland mit mehr als 650 Mitarbeitern aus 40 Ländern weltweit und Standorten in Polen, Tschechien und Ungarn. Als IT- und Datenspezialist unterstützt das Unternehmen mit Sitz in Erkrath seine Kunden europaweit mit smarten, sicheren und einfachen Anwendungen sowie Services dabei, logistischen Ziele zu erreichen.

Über den Marktplatz von TIMOCOM vernetzen sich mehr als 53.000 geprüfte Unternehmen. Hier werden täglich bis zu 1 Million internationale Fracht- und Laderaumangebote eingestellt. TIMOCOM ist der Wegbereiter und Wegbegleiter in die digitalisierte Zukunft der Logistik.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Die mit einer CMS Auswahl aufgenommene Zusammenarbeit zwischen TIMOCOM und SUTSCHE wurde neben der Begleitung bis zum geplanten Go-Live um ein weiteres Projekt erweitert. Die Auswahl eines Digital Asset Management System (DAM) sollte ebenfalls zur Verbesserung digitaler Prozesse beitragen, wenngleich nicht mit dem vorrangigen Fokus auf das Content Management.

Das bereits verwendete DAM-System wurde im Verlauf der Jahre aufgrund zunehmender Schwierigkeiten immer weniger für seine angedachten Zwecke verwendet: Nicht mehr vollständig erfüllte Anforderungen, ein überholter technischer Stand und fehlende Möglichkeiten zur Weiterentwicklung des Systems hatten zu einem deutliche Verlust von Akzeptanz innerhalb des Unternehmens geführt.

Benötigte Assets wurden stattdessen vom für die Gestaltung verantwortlichen Creation-Team manuell verwaltet. Dieses umfasste unter anderem die Erstellung von Teaser-Gestaltungen und Bild-Zuschnitten für diverse digitale und analoge Marketingkanäle.

Die etablierten Prozesse sahen vor, dass das Creation-Team als Dienstleister für Mitarbeiter:innen aus umliegenden Abteilungen agieren sollte, um die Corporate Design gerechte und effiziente Erstellung benötigter Assets zu gewährleisten. Das Creation-Team wurde so aufgrund begrenzter personeller Ressourcen unweigerlich zunehmend zur Engstelle im Asset Management.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Durch die Auswahl eines DAM-Systems sollten die beschriebenen Prozesse zur Erstellung von Assets deutlich vereinfacht werden. Ziel war es, umliegende Abteilungen die selbständige Erstellung von Assets durch die gezielte Unterstützung durch das System zu ermöglichen. Das Asset-Management sollte dafür durch die Bereitstellung von CD-konformen Vorlagen als Self-Service zur Verfügung stehen und so Freiräume für die kreative Arbeit des Creation-Team schaffen.

Die bisherige Abhängigkeit zum Creation-Team sollte so aufgelöst werden, die Expert:innen allerdings dennoch nicht gänzlich aus dem Prozess der Erstellung herausgenommen werden. Durch die Abbildung von Freigabe-Workflows sollten stattdessen Prozesse für die Qualitätssicherung gestärkt werden.

Neben dieser prozessualen Unterstützung galt es außerdem eine Funktion als Asset-Bibliothek erfüllen und eine Anbindung an benötigten Stockphoto-Datenbanken bereitzustellen.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Um die Erstellung und Verwaltung digitaler Assets nachhaltig effizienter gestalten zu können, galt es das verwendete System als “single source of truth” zu etablieren. Das Digital Asset Management System musste dafür durch die Integration von Adobe CC-Tools Funktionalitäten für die Erstellung und Bearbeitung von Fotos bereitstellen. Ziel war es, die Bildbearbeitung für TIMOCOM künftig im System abzubilden, statt diese auf viele lokale Geräten in ausgelagerter Software zu organisieren.

Aufgrund der breiten Nutzergruppe des neuen DAM-Systems mussten all diese Funktionalitäten leicht zu handhaben sein und Möglichkeiten für die Qualitätssicherung durch das Creation Team bieten.

Darüber hinaus galt es eine Lösung zu finden, die bestmöglich auf das verwendete Content Management System abgestimmt werden konnte. Aufgrund der Nutzung von DAM-Funktionalitäten des eingeführten CMS rückte eher die Konnektivität als die direkte Auslieferung von Assets in den Fokus.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Für die Auswahl des richtigen Digital Asset Management Systems konnten TIMOCOM auf dem bereits in der CMS Auswahl bewährten Prozess aufbauen. Analog zum Content Management wurden in technischen und fachlichen Workshops zunächst relevante Anforderungen erhoben und priorisiert. Aus technischer Sicht wurde dabei ein besonderes Augenmerk auf die Anbindung weiterer Systeme, notwendige Schnittstellen und die favorisierte Hosting-Lösung gelegt. Auf Seite der redaktionellen Anforderungen galt der Fokus auf der maximalen Nutzerfreundlichkeit und Abbildung von Workflows innerhalb des Systems.

Auf Basis dieses Grundgerüsts bildete SUTSCHE zunächst eine Shortlist aus potenziellen Systemen. Im engen Austausch mit den Herstellern wurden diese umfassend gebrieft und auf folgende Pitches mit TIMOCOM vorbereitet. SUTSCHE fungierte in dieser Zeit als zentraler Ansprechpartner im Projekt und stimmte die Projektbeteiligten aufeinander ab.

In gemeinsamen System-Demos wurden die in der Shortlist identifizierten DAM-Lösungen genauer betrachtet und anschließend gegeneinander abgewogen.

Was wurde erreicht?

Die erarbeitete Bewertungsmatrix erleichterte den objektiven Vergleich der in den Pitches gesammelten Eindrücke und führte zu einer eindeutigen Handlungsempfehlung.

Ergänzt wurde diese funktionale Bewertung der Systeme durch eine initiale Kostenindikation. SUTSCHE unterstützte TIMOCOM dafür bei der Erarbeitung einer Budgetierung und begleitete die ersten Verhandlungsschritte. Die finalen Verhandlungen führte TIMOCOM im weiteren Verlauf eigenständig fort.