Überdimensionierte Systemlandschaft: Kaum zu steuern und hohe Kosten

SUTSCHE hat die Erfahrung gemacht, dass aus einer Systemlandschaft schnell eine ganze Systemwelt, wenn nicht sogar ein Systemuniversum werden kann. Ein Universum voller Rätsel: Welche Systeme werden überhaupt benutzt? An welchen Schnittstellen sollten sie wie miteinander kommunizieren? Wer nutzt welche Funktion eines Systems? Und welche Systeme wären eigentlich überflüssig? Da hilft es sehr die Systemlandschaft darzustellen und zu visualisieren.

Das sind nur einige Fragen, die sich in einer IT-Abteilung früher oder später stellen. Mit steigender Unternehmensgröße und Anzahl der Mitarbeiter, die an und mit Systemen arbeiten, wird die Suche nach Antworten immer schwieriger. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass sich in der ganzen Unübersichtlichkeit längst Schattensysteme gebildet haben, von deren Existenz die IT-Experten gar nichts wissen, oder es für eine Aufgabe mehrere Systeme gibt, die trotz der guten Absichten eben nicht miteinander kommunizieren.

Die Konsequenz: Eine überdimensionierte Systemlandschaft ist schwierig zu steuern und noch schwieriger weiterzuentwickeln. Und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Software-Lizenzkosten längst aus dem Ruder gelaufen sind und eigentlich das Potential besteht, eine Menge Geld zu sparen.

Der SUTSCHE-Weg zum Durchblick in Ihren Systemen

Einen Überblick zu gewinnen, ist mit viel Arbeit verbunden - aber es ist möglich. Wenn man die Systemlandschaft nicht als Ganzes betrachtet, sondern unterteilt. SUTSCHE geht es nicht darum, eine ganze Systemlandschaft zu erfassen und zu analysieren. Das würde die Kapazitäten aller Beteiligten übersteigen und wäre nicht wirtschaftlich. Stattdessen betrachten wir gemeinsam konkrete Fälle und Probleme in Ihrer Systemlandschaft. Am Anfang steht dabei das Formulieren von Anforderungen und Aufgaben, die Ihre Systeme lösen müssen. Auf dieser Basis wird Ihre Systemlandschaft erhoben und mögliche Schnittstellen aufgedeckt.

Im ersten Schritt stellen Sie uns alle aus Ihrer Sicht relevanten und vorliegenden Dokumente zur Verfügung, die uns bei der Analyse Ihrer Systemlandschaft helfen könnten. Auf dieser Basis erheben wir gemeinsam mit Ihren IT-Experten Anforderungen, gegen die Ihre Systemlandschaft im Anschluss analysiert werden kann. Einmal aufgedeckt, kann der Optimierungsbedarf umgesetzt werden. In diesem Prozess werden möglicherweise neue Herausforderungen entdeckt. Ihre Systemlandschaft wird also Stück für Stück und nicht in einem großen Schritt erschlossen und dargestellt.

„Best of breed“ oder „Suite”?

Auf der Basis der Systemerhebung, können die Erkenntnisse zu konkreten Ergebnissen werden. Der Weg durch Ihre Systemlandschaft führt - vereinfacht gesprochen - über zwei Pfade – „Best of breed“ oder „Suite“. Was bedeutet das? Dem Modell „Best of breed“ liegt die Annahme zugrunde, dass in einer Systemlandschaft mehrere Systeme unabhängig voneinander existieren, dabei allerdings miteinander agieren. Dabei soll für jede Aufgabe, die Software-Systeme lösen können, das beste gefunden werden. Hat das funktioniert, arbeiten Ihre Systeme zwar unabhängig und doch zusammen, gleichzeitig bleibt aber jedes einzelne System austauschbar. „Best of breed“ kann damit zum Beispiel an sich ständig ändernde Rahmenbedingungen angepasst werden.

Die Alternative: Alles unter einem Dach. Im „Suite“-Modellbildet ein großes System oder ein Systemhersteller für Sie eine in sich geschlossene Welt, die nach dem „Einschalten“ auf Anhieb perfekt funktionieren sollte und aufeinander abgestimmt ist. Durch wenige unterschiedliche Komponenten bleibt ihre Systemlandschaft sehr stabil. So sollte es zumindest sein. Allerdings ist so ein „Suite“ eingerichtetes System zum einen nicht ohne Weiteres veränderbar und starr, zum anderen oft mit hohen Kosten verbunden.

Welcher Pfad nun der bessere ist? Darauf gibt es keine pauschale Antwort. Ob Ihre Systemlandschaft „Suite“ oder „Best of breed“ sein sollte, hängt ausschließlich von Ihren Anforderungen und Zielen ab. SUTSCHE hat bei der Entscheidung ein wichtiges Ziel:

Sie zahlen nur Lizenzkosten für Software-Systeme und Module, die Sie auch wirklich brauchen.

Systeme arbeiten zusammen in einer Systemlandschaft für Digitalprojekte

Wir arbeiten mit unseren Kunden an Digitalprojekten. In der Regel müssen dafür mehrere Systeme koordiniert und aufeinander abgestimmt werden. Die besonders häufigen Systeme -  CMS, PIM, DAM, MAM und E-Commerce - erklären wir kurz:

CMS – Content-Management-System: Ein CMS ist eine Software, die die Erstellung von Inhalten (Content) unterstützt. In einem CMS kann der produzierte Content verwaltet und organisiert werden. Häufig organisiert das Content-Management auch, wie sich die Inhalte später auf einer Webseite darstellen.

E-Commerce - Onlineshop: Online-Handel ist längst kein Geschäft mehr, in dem es nur um von bekannten Größen vertriebene Konsumgüter geht. Shop-Systeme haben auch in mittelständische Unternehmen Einzug gehalten. In der Praxis fügen sich oft mehrere Systeme (CMS, PIM, DAM) zu einem Onlineshop zusammen.

PIM – Product-Information-System: Ein PIM erlaubt es seinen Nutzern, Informationen über Produkte zu sammeln und zentral zu verwalten. Es hilft dabei, sich ändernde Informationen für alle Beteiligten zugänglich zu machen und erspart administrativen Aufwand. PIM-Systeme sind vor allem für Unternehmen mit vielen Produktdaten und die Ausspielung in Produktkataloge für Online-Shops relevant.

DAM – Digital Asset Management: DAM-Systeme erleichtern die zentrale Speicherung von digitalen Inhalten. In der Regel zählen dazu Bilder, Grafiken, Videos oder auch Audiodateien. Ein DAM steht damit oft in enger Verbindung mit dem CMS, aber auch anderen für Digitalprojekte relevanten Systemen und muss mit ihnen interagieren.

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