CMS Auswahl - Eine strategische Entscheidung mit weitreichenden Auswirkungen

Analysten-Reports zufolge, erhält die Entscheidung für ein Content Management System im Webumfeld zur Verwaltung von Website, Intranet und Extranet einen zunehmend strategischen Charakter. Dabei geht es um einen Nutzungszeitraum von 3-10 Jahren für ein CMS bis es wieder überprüft wird.

Die finanziellen Auswirkungen einer Fehlentscheidung können dramatische Ausmaße annehmen. Allein die Lizenzkosten für ein CMS im Enterprise-Bereich liegen schnell im mittleren fünfstelligen Bereich und können, je nach Ausbaustufe der Systeme, schnell in den mittleren sechsstelligen Bereich wachsen. Auch bei der Wahl und Anpassung von Open-Source-CMS sind die Aufwände für die IT-Infrastruktur (Hardware & Software), Konzeption, Implementierungs- und Integrationsleistungen, Inbetriebnahme und den Betrieb des neu erstandenen Systems wirtschaftlich hoch relevant.

Daher die richtige CMS Auswahl!

Die Entscheidung für ein CMS kann vor diesem Hintergrund von der Herausforderung zum Risiko werden. Die Auswahl eines CMS ist alles andere als trivial, da sich hunderte Systeme und CMS Hersteller am Markt befinden. Jedes System hat dabei seine eigene Schwerpunkte und Stärken, aber auch Schwächen und Voraussetzungen, die berücksichtigt werden müssen.

Um das richtige System zu finden, führen wir mit Ihnen gemeinsam einen mehrstufigen Auswahlprozess durch und beraten Sie umfassend. Sie haben Interesse an einer CMS Auswahl? Zwei wichtige Bestandteile sind schon bereit: Ihre Ziele und unsere Unabhängigkeit.

Die Phasen der CMS Auswahl

• Definition, Ziele & Anforderungen
• Durchführung der Marktsondierung
• Ableitung einer CMS Shortlist
• Präsentation durch die Hersteller
• Bewertung der kennengelernten Systeme

1. Defintion Ziele & Anforderungen

In der ersten Phase gilt es die grundsätzliche Zielsetzung des Projektes herauszuarbeiten um in den folgenden Phasen darauf hin arbeiten zu können. Neben der Zielsetzung sind außerdem die geltenden Rahmenbedingungen (finanziell, technisch, fachlich, organisatorisch, rechtlich, politisch) zu erfassen. In fachlichen, redaktionellen und technischen Workshops lernen wir diese Rahmenbedingungen genauer kennen und leiten konkrete funktionale sowie nicht-funktionale Anforderungen ab.

2. Durchführung Marktsondierung

Als unabhängige Digitalberater behalten wir den Markt für Content Management Systeme kontinuierlich im Blick. Von den mehr als 1000 verfügbaren Systemen in der DACH-Region führen wir etwa 65 auf unserer Watchlist. In der Marktsondierung überprüfen wir diese Systeme mit Blick auf Ihre Anforderungen und suchen nach Kritierien, die für - aber auch gegen - einzelne Systeme sprechen. Dabei achten wir neben der grundsätzlichen Funktionalität auch auf kleinere Details.

3. Ableitung CMS Shortlist

Damit Sie selbst keinen umfassenden Marktüberblick benötigen, reduzieren wir die Zahl der potenziell in Frage kommenden Content Management Systeme auf einige wenige Kandidaten. Unsere Shortlist besteht aus Systemen, die Ihre Anforderungen erfüllen können. Gemeinsam gewinnen wir einen ersten Überblick darüber, warum es diese Systeme auf die Shortlost geschafft haben und andere - möglicherweise von Ihnen erwartete Kandidaten - nicht.

4. Präsentation durch Hersteller 

Ausgehend von der Shortlist können in dieser Phase die ausgewählten Hersteller zum ersten Mal mit Ihren Herausforderungen im Content Management vertraut gemacht werden. In einem umfassenden Herstellerbriefing zeigen wir Ihre wichtigsten Anforderungen und Anwendungsfälle auf. In von uns organiserten und durchgeführten Präsentatioen (Hersteller-Pitches) bekommen die Systemhersteller dann die Möglichkeit, neben dem CMS als solchem erste Lösungen und Ansätze für Ihre konkreten Herausforderungen zu präsentieren. 

5. Bewertung

Mit einem entwickelten Bewertungssystem machen wir Ihre subjektiven Eindrücke aus den Präsentationen der Hersteller messbar und vergleichbar. Nachdem wir alle Systeme und Hersteller besser kennengelernt haben, bereiten wir die von ihnen ausgefüllten Bewertungsbögen auf. So wird deutlich, wo die Stärken und Schwächen der einzelnen Hersteller liegen.

6. Entscheidung CMS Auswahl

Ihre Bewertung und unsere Erfahrungen für uns zu einer Entscheidungsgrundlage. Im gemeinsamen Projektabschluss stellen wir die gesammelten Eindrücke zusammen und geben eine belastbare Handlungsempfehlung ab. Die muss übrigens nicht immer in der Auswahl eines neuen Content Management Systems enden. Auch die weitere Nutzung des Bestandssystem kann die beste Entscheidung in der CMS Auswahl sein.

Das eine beste und einzige CMS für ALLE Anforderungen - gibt es nicht

Uns wird häufig folgende Frage gestellt: „Was ist das beste CMS?“. Die eigentliche Frage sollte aber sein: „Was ist das richtige CMS?“.

Alleine in der DACH Region gibt es hunderte CMS Hersteller und Systeme. Alle haben ihre Stärken und Schwächen. Nicht jedes CMS passt zu jedem Unternehmen, deren Strukturen, Prozessen und Rahmenbedingungen. Die Herausforderung besteht darin, das richtige System für die individuellen Anforderungen aus der Vielzahl an Content Management Systemen zu finden. 

Die Kosten für ein neues CMS orientieren sich natürlich maßgeblich daran, was genau umgesetzt werden muss.
Allerdings können die Kosten für eine CMS-Einführung wie folgt aufgeschlüsselt werden:

• CMS Lizenzkosten
• IT-Infrastruktur
• Konzeption
• Implementierung
• Content Migration
• Content Erstellung

Insbesondere im Enterprise Bereich können die finanziellen Auswirkungen einer Fehlentscheidung dramatische Ausmaße annehmen.
Allein die Lizenzkosten für ein CMS liegen schnell im mittleren fünfstelligen Bereich und können - je nach Ausbaustufe der Systeme - noch schneller in den mittleren sechsstelligen Bereich wachsen. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Kosten der IT-Infrastruktur und Implementierung sind maßgeblich vom konkreten CMS abhängig. Ein unvorteilhaftes Systems kann die Aufwände massiv erhöhen. Eine Korrektur zu einem späteren Zeitpunkt ist nur schwer umzusetzen. 

Lassen Sie sich nicht von schönen Präsentationen blenden.

Der CMS Markt ist in DACH stark umkämpft. Die Hersteller wollen zu Recht beschreiben, wie leistungsfähig und flexibel ihr jeweiliges System ist. Häufig wird der konkrete Anwendungsfall für Sie aber gar nicht getroffen. In stark Marketing-lastigen Präsentationen wird eine Lösung für ein Problem beschrieben, das Sie überhaupt nicht haben. Und das Problem haben Sie vielleicht auch in den nächsten Jahren nicht.

Keine Frage: Mit dem Blick in die Zukunft ist auf jeden Fall wichtig zu wissen, was das CMS leisten kann, aber es löst Ihre aktuellen Probleme und Herausforderungen nicht – zumindest nicht zwingend. Ein Schritt zurück kann hier helfen. Um das richtige CMS zu finden, sollten Sie sich zu Beginn die folgenden Fragen stellen:

• Was sind meine Online Ziele?
• Welche Rahmenbedingungen habe ich?
• Was muss eine Gesamtlösung mitbringen, damit ich diese Ziele erreichen kann?
• Was sind meine konkreten Probleme mit dem aktuellen CMS?
• Wer ist in eine System- und Plattformentscheidung zu involvieren?

Die geltenden Rahmenbedingungen sollten definitiv vor der Auswahl des richtigen CMS für Ihr Unternehmen geprüft werden. Sie sind häufig finanziell, betreffen die IT Strategie oder den Einkaufsprozess. 

Wir klären mit Ihnen gemeinsam, wie die Entscheidung für das aktuelle System damals getroffen wurde, wie IT Systeme in der Regel bei Ihnen im Hause ausgewählt und eingeführt werden, welche Anforderungen der Einkauf an den Prozess hat und welcher budgetäre und zeitliche Rahmen für das CMS Einführungsprojekt einzuplanen ist.

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