Die 5 Phasen der CMS Auswahl

1. Ziele & Anforderungen

In der ersten Phase gilt es die grundsätzliche Zielsetzung des Projektes herauszuarbeiten, um in den folgenden Phasen darauf hin arbeiten zu können. Neben der Zielsetzung sind außerdem die geltenden Rahmenbedingungen (finanziell, technisch, fachlich, organisatorisch, rechtlich, politisch) zu erfassen.

2. Bewertungssystem

Das Bewertungssystem basiert auf den gesammelten Informationen der Phase 1. Die grundlegende Aufgabe besteht darin, die Anforderungen und Rahmenbedingungen in einzelne Use Cases und Fragestellungen zu transformieren und somit in eine bewertbare Form zu bringen. Dabei werden zunächst die Ausschlusskriterien an ein System bzw. an dessen Hersteller herausgearbeitet, welche eine grobe Filterung der Menge der potentiellen CMS ermöglicht (siehe Phase Marktsondierung). Zusätzlich ist ein Ergebnis eine umfangreiche Kriterienmatrix.

3. Marktsondierung

Ziel dieser Phase ist, die Menge der potentiellen Systeme weitereinzuschränken, um eine effiziente weitere Abfrage zu ermöglichen. Ausgehend von einer Long List potentieller Content Management Systeme werden zunächst die Ausschlusskriterien bei den Herstellern abgefragt. Das angestrebte Resultat dieser Phase ist eine Shortlist mit ca. fünf potentiellen Herstellern bzw. Systemen.

4. Herstellerbefragung 

Ausgehend von der Shortlist können in dieser Phase die letzten Hersteller einer Befragung unterzogen werden. Hier wird die bereits erstellte Kriterienmatrix herangezogen. Ausgehend von den Antworten der Hersteller können diese wiederum gegen Ihre Anforderungen und Erwartungen bewertet und in eine Rangfolge gebracht werden.

5. Vorstellung & Herausforderung

Die letzte Phase ermöglicht es, die Hersteller und gegebenenfalls auch Implementierungspartner persönlich kennenzulernen. Während dieser Phase stellen sich die Hersteller vor, demonstrieren ihr System und stehen für Fragen zur Verfügung. In dieser Phase kann die Umsetzbarkeit bestimmter Funktionen in Form eines Proof of Concept (PoC) bewiesen werden. Diese Phase endet mit einem Lizenzangebot der Hersteller.

Das eine beste und einzige CMS für ALLE Anforderungen - gibt es nicht

Bei der Auswahl des neuen Content Management Systems (CMS) wird häufig folgende Frage gestellt:
„Was ist das beste CMS?“ Die eigentliche Frage sollte aber sein: „Was ist das richtige CMS?“

Alleine in der DACH Region gibt es hunderte CMS Hersteller und Systeme. Alle haben ihre Stärken und Schwächen. Nicht jedes CMS passt zu jedem Unternehmen, deren Strukturen, Prozessen und Rahmenbedingungen. Die Herausforderung besteht darin, das richtige System für die individuellen Anforderungen aus der Vielzahl an Content Management Systemen zu finden. 

Die Kosten für ein neues CMS orientieren sich natürlich maßgeblich daran, was genau umgesetzt werden muss.
Allerdings können die Kosten für eine CMS-Einführung wie folgt aufgeschlüsselt werden:

• CMS Lizenzkosten
• IT Infrastruktur
• Konzeption
• Implementierung
• Content Migration
• Content Erstellung

Insbesondere im Enterprise Bereich können die finanziellen Auswirkungen einer Fehlentscheidung dramatische Ausmaße annehmen.
Allein die Lizenzkosten für ein CMS liegen schnell im mittleren fünfstelligen Bereich und können - je nach Ausbaustufe der Systeme - in den mittleren sechsstelligen Bereich wachsen. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs.
Kosten der IT-Infrastruktur und Implementierung sind maßgeblich von der Auswahl des CMS abhängig. Die Auswahl eines nicht passenden Systems kann die Aufwände massiv erhöhen. Eine Korrektur zu einem späteren Zeitpunkt ist nur schwer umzusetzen. 

Doch wie findet man das richtige CMS?

Lassen Sie sich nicht von schönen Präsentationen blenden.

Der CMS Markt ist in DACH stark umkämpft. Die Hersteller wollen zurecht beschreiben, wie leistungsfähig und flexibel ihr jeweiliges System ist. Häufig wird der konkrete Anwendungsfall für Sie aber gar nicht getroffen. In stark marketing-lastigen Präsentationen wird eine Lösung für ein Problem beschrieben, das Sie überhaupt nicht haben. Und das Problem haben Sie vielleicht auch in den nächsten Jahren nicht.

Keine Frage: Mit dem Blick in die Zukunft ist auf jeden Fall wichtig zu wissen, was das CMS leisten kann, aber es löst Ihre aktuellen Probleme und Herausforderungen nicht – zumindest nicht zwingend. Ein Schritt zurück kann hier helfen. Um das richtige CMS zu finden, sollten Sie sich zu Beginn die folgenden Fragen stellen:

• Was sind meine Online-Ziele?
• Welche Rahmenbedingungen habe ich?
• Was muss eine Gesamtlösung mitbringen, damit ich diese Ziele erreichen kann?
• Was sind meine konkreten Probleme mit dem aktuellen CMS?
• Wer ist in eine System- und Plattformentscheidung zu involvieren?

Die geltenden Rahmenbedingungen sollten definitiv vor den nächsten Schritten der Auswahl des richtigen CMS für Ihr Unternehmen geprüft werden. Sie sind häufig finanziell, betreffen die IT Strategie oder den Einkaufsprozess. Jede Information, die Sie hier ergattern können, hilft bei der CMS Auswahl.

Erkundigen Sie sich, wie das aktuelle System ausgewählt wurde, wie IT Systeme in der Regel bei Ihnen im Hause ausgewählt und eingeführt werden und klären Sie den budgetären und zeitlichen Rahmen für das CMS Einführungsprojekt.

Um das richtige System zu finden, führen wir mit Ihnen gemeinsam einen mehrstufigen Auswahlprozess durch und beraten Sie umfassend mit unserer langjährigen Erfahrung im Umfeld von Enterprise Content Management Systemen.

Sie haben Interesse daran, wie dieser Auswahlprozess funktioniert und möchten eine CMS Beratung? Wir unterstützen Sie gerne unabhängig und ohne Systempräferenzen – lassen Sie uns über den Weg zum richtigen CMS sprechen.

Ihr Weg außerhalb der Öffnungszeiten und während der Heimspiele