Welches ist das richtige CMS?

Eine gute Frage, die uns schon unzählige Male gestellt wurde. Unsere Antwort ist jedes Mal die gleiche. Es kommt darauf an - und das gilt im wahrsten Sinne des Wortes. Damit geben Sie und wir uns natürlich nicht zufrieden. Für eine bessere Antwort stellen wir eine bessere Frage: Welches CMS passt am besten zu meinen Anforderungen?

Nur ein genauer Blick darauf, was das Content Management System eigentlich leisten muss, gibt uns die Gelegenheit das richtige CMS zu finden. Anforderungen unterteilen sich dabei in drei große Blöcke. SUTSCHE unterscheidet vor allem zwischen

• technischen Anforderungen

• geschäftlichen Anforderungen

• redaktionellen Anforderungen

Innerhalb dieser Bereiche gibt es eine Vielzahl von weiteren Aspekten und Fragen, die für die Suche nach dem richtigen CMS eine entscheidende Rolle spielen.

Zu den wichtigsten fachlichen Anforderungen zählt beispielsweise der verfügbare Budgetrahmen für mögliche Lizenz- und/oder Entwicklungskosten.

In den technischen Anforderungen dreht sich wiederum vieles darum, welche weiteren bereits vorhandenen Systeme an das Content Management System angebunden werden und mit ihm interagieren müssen. Die Relevanz von Schnittstellen hat in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen.

In redaktioneller Hinsicht beschäftigt sich vieles mit Fragen rund um die Unterstützung durch das System bei der Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten. Einfaches Handling und intuitive Bedienung stehen hier im Mittelpunkt.

Speziell weit verbreitete und nicht für spezielle Branchen entwickelte Systeme finden auf diese Fragen mehr oder weniger gute Antworten, gehen dafür aber teils sehr unterschiedliche Wege. Unternehmen müssen bei der Suche nach dem richtigen CMS auch den richtigen Weg finden.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Content Management in keinem Unternehmen und für keine Website nach dem exakt gleichen Schema funktioniert. Prozesse und Workflows haben sich oft über viele Jahre an verfügbare Ressourcen und Rahmenbedingungen angepasst.

Das führt dazu, dass ein Content Management System für ein Unternehmen genau das richtige sein kann, für ein anderes aber eine fatale Fehlentscheidung. Jedes System hat seine eigene Schwerpunkte und Stärken, aber auch Schwächen und Voraussetzungen, welche es bei der Auswahl zu berücksichtigen gilt.

Welches CMS wird am meisten verwendet?

Eins vorweg: Die Liste von Content Management Systemen, ihren Vorteilen, Nachteilen und die Häufigkeit ihrer Verwendung könnte an dieser Stelle unendlich von uns fortgesetzt werden. Denn SUTSCHE liegt nichts daran, ein bestimmtes oder eine Handvoll Systeme besonders hervor zu heben. Als unabhängige Berater haben wir keine Verträge mit Herstellern von CMS oder implementierenden Dienstleistern - und damit auch keine Vorlieben oder Abneigungen gegenüber einzelnen Systemen.

Dennoch: Das am häufigsten verwendete Content Management System (CMS) ist derzeit WordPress. Die Angaben, welchen Marktanteil WordPress dabei einnimmt, gehen weit auseinander und reichen bis zu 65%. So oder so: WordPress genießt eine Vormachtstellung und hält diese seit vielen Jahren.

Es gibt mehrere Gründe, warum WordPress so beliebt ist. Zum einen ist es ein Open-Source-System. Es kann also kostenlos heruntergeladen und verwendet werden. Dazu ist es sehr benutzerfreundlich und einfach zu bedienen, auch für Personen ohne Programmierkenntnisse. Darüber hinaus bietet WordPress eine große Anzahl an Plugins und Themes, die es ermöglichen, die Funktionalität und das Aussehen der Website zu erweitern und anzupassen. Diese Vorteile von WordPress erzeugen gleichzeitig allerdings auch gewisse Risiken: Es gibt es keine Garantie dafür, dass bestimmte Funktionen oder Plug-Ins in Zukunft weiterhin unterstützt werden. Es ist auch möglich, dass WordPress-Updates die Funktionalität der Website beeinträchtigen können. Die Performance von WordPress-Websites kann bei unzureichender Konfiguration und Wartung leiden. Wenn die Website mit vielen Erweiterungen und Plug-Ins überladen wird, kann dies die Ladezeit erhöhen und die Benutzererfahrung beeinträchtigen. Das wird vor allem dann kritisch, wenn komplexe Multi-Site Strukturen im Content Management umgesetzt werden sollen. WIr haben in unserer CMS Beratung die Erfahrung gemacht, dass WordPress und anderen weit verbreitete Open-Source-Systeme hinsichtlich der Umsetzung von internationalen Website-Projekten oder auch der Verteilung und Wiederverwendung von Content oft nicht alle Anforderungen erfüllen.

Neben WordPress gibt es auch andere CMS, die häufig genutzt werden, wie beispielsweise Joomla und Drupal. Joomla wird von rund 3% aller Websites weltweit verwendet, während Drupal auf etwa 2% aller Websites zum Einsatz kommt. Im deutschsprachigen Raum ist außerdem TYPO3 eine häufig verwendete Lösung für das Content Management.

Welches CMS für meine Website?

Die Beantwortung dieser Frage benötigt etwas Zeit. Allein schon aufgrund der Tatsache, dass nur im DACH-Raum bereits hunderte unterschiedliche CMS zur Auswahl stehen. Die Auswahl eines Systems muss aus fachlicher, technischer und redaktioneller Sicht stimmen. Eine Entscheidung für das falsche CMS kann gravierende Folgen haben. Diese reichen von (zu) hohen Lizenzkosten bis zu nicht mehr erreichbaren Geschäftszielen.

Bis zur Entscheidung müssen viele wesentliche Punkte, aber auch die ein oder andere Kleinigkeit beachtet werden. Unsere Checkliste gibt Ihnen einen groben Überblick, welche Fragen sich in jedem Fall stellen werden:

• Wird eher ein System für ein Lizenzierungsmodell gesucht, oder ist der Markt für OpenSource Systeme genau so interessant?

• Welches Budget steht für Lizenz und Entwicklung zur Verfügung?

• Ist OnPremise Hosting Modell für Sie das richtige, oder bevorzugen sie Software as a Service (SaaS)?

• Wie viele Domains sollen mit dem Content Management System verwaltet werden?

• Müssen Inhalte im CMS auf mehrere Länder und Sprachen verteilt werden?

• Wie ist die Systemlandschaft aufgebaut, in die das CMS integriert werden muss?

Schon dieser kleine Ausschnitt aus möglichen Anforderungen an das Content Management System lässt die Auswahl kompliziert erscheinen und macht neue Fragen auf. Die Antworten liegen dazu nicht immer auf der Hand. Häufig wird die beste Lösung erst ersichtlich, wenn Geschäftsziele und Prozesse im Content Management genauer betrachtet und diskutiert werden.

Was ist das einfachste CMS?

Sie ahnen es schon: Wenn schon das richtige CMS nicht ohne Weiteres bestimmt werden kann, dann das einfachste erst Recht nicht. Die simple und intuitive Bedienung des Systems ist und bleibt allerdings in jedem Fall eines der wichtigsten Kriterien in der Auswahl. Das haben uns die vielen CMS-Projekte seit 2013 immer wieder gezeigt.

Das macht es so wichtig, in der Auswahl des richtigen CMS alle relevanten Stakeholder und Anforderer mit einzubeziehen. Das einfachste CMS ist letztlich das, mit dem die Anwender am besten zurechtkommen. Speziell im Handling wählen die Hersteller allerdings sehr unterschiedliche Ansätze. Die Verfügbarkeit von WYSIWYG-Editoren (What You See Is What You Get) sind in Enterprise CMS mittlerweile ein wichtiger Standard geworden, den sich Redakteure immer wieder wünschen.

Mit Blick auf den Markt punktet WordPress auch hier neben Wix oder Squarespace bei vielen Nutzern. Durch ihren Status als OpenSource CMS werden ohnehin schon beliebte und gute Systeme stetig verbessert: Die Entwickler-Community wächst beständig und findet für immer mehr - auch spezielle Anforderungen - immer bessere Lösungen.

Diese Lösungen müssen übrigens nicht blind eingekauft werden: Redaktionelle und technische Proofs of Concept geben vor der endgültigen Auswahl einen umfassenden Überblick. In einer Art “Probefahrt” bekommen die Stakeholder darin die Möglichkeit, grundsätzliche Funktionen kennenzulernen.

Wann lohnt sich ein CMS?

Ein CMS lohnt sich in der Regel, wenn regelmäßig Inhalte auf einer Website oder einem Blog veröffentlicht werden und diese Inhalte einfach verwaltet und aktualisiert werden sollen. Ein Content Management System sorgt vor allem in diesen Feldern für Unterstützung und Erleichterung:

• Freisetzen von Potentialen hinsichtlich der Automatisierung von Prozessen

• Archivierung und Aktualisierung von sich ändernden Inhalten

• Abbilden von Verantwortlichkeiten und Rollen innerhalb eines Content Prozesses

• Einhaltung von Qualitätsstandards

Was macht ein gutes CMS aus?

Ein gutes Content Management System erfüllt alle geschäftlichen, technischen, redaktionellen “Must have” Anforderungen. Das sollte mittlerweile deutlich geworden sein, ist aber noch nicht alles: Denn die genannten Anforderungen ändern und entwickeln sich mit der Zeit weiter. Das gilt vor allem für redaktionelle Anforderungen. Ein sich ständig erweiterndes Content Angebot erzeugt neue Rahmenbedingungen für die Verwaltung.

Dazu entwickeln die CMS-Hersteller ihre Systeme kontinuierlich weiter und verbessern die Nutzerfreundlichkeit. In der jüngeren Vergangenheit ist vor allem die Relevanz von Redaktions-Unterstützung durch den Einsatz künstlicher Intelligenz deutlich gestiegen. Hersteller suchen und finden Lösungen, die sich bietenden Möglichkeiten von Künstlichen Intelligenzen wie OpenAI, Chat GPT oder ähnlichen Angeboten für Nutzer ihrer Systeme zugänglich zu machen.

Ein gutes CMS entwickelt sich also mit seinen Anwendern und deren Anforderungen weiter. Das ist die halbe Miete. Einen nicht weniger wichtigen Anteil macht die damit verbundene Akzeptanz des Systems unter den Anwendern aus. Ein gutes CMS ist im Alltag im besten Fall kein Thema und kaum der Rede wert. Es erledigt seinen Job zuverlässig und wird von Anwendern eher als Mittel zum Zweck für die Bereitstellung hochwertiger Inhalte verstanden. Content Management Systeme haben es in Unternehmen deshalb auch nicht immer leicht. Häufig fallen sie nur auf, wenn sie nicht funktionieren. Reibungslose und vom System unterstützte Prozesse werden - zurecht - als selbstverständlich wahrgenommen.

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